V društvu smo precej pozorni na lastno učinkovitost. Delno seveda, da lahko preživimo, delno za občutek smiselnosti dela, delno pa za lažje odločanje. Eden od načinov, kako to počnemo, je podrobno spremljanje vrst nalog, ki nam krajšajo dneve. Sledi vpogled v to redko statistiko za lansko leto.

Ob vsaki menjavi leta prilagodimo način beleženja časa na delovnem mestu, a ga poskušamo obdržati istega vsaj eno leto, da so podatki potem primerljivi. Tokrat ni nič drugače, saj smo nekatera poglavja zaprli (npr. projekt Očistimo Slovenijo 2018), odpirajo pa se nova.

Analiza porabljenega časa je za nas dober pokazatelj finančne učinkovitosti, saj stroški dela predstavljajo veliko večino vseh stroškov. Naša letna poročila so sicer javno dostopna na spletni strani in AJPES-u, a nam ne povedo dovolj, pa še pripravljamo jih le enkrat letno. Kako oceniti ali je izvajanje določenega programa še smiselno ali pa le breme, ne da bi poznali lastne vložke?

Svoj delovni čas tako beležimo podobno ameriškemu Charity Navigatorju, ki ocenjuje učinkovitost milijonskih nevladnih organizacij. Donatorji seveda radi vidijo, da čim več sredstev konča v neposredni pomoči oziroma programskem delu in da jih ne zapravljamo za luksuzne pisarne, opremo in preplačane kadre. Eden od načinov prikaza finančne učinkovitosti je razmerje porabe sredstev za vsebinsko delo, financiranje in administracijo.

Deleži porabe časa v 2018

Deleži kategorij dela v EBM glede na sprejete mejnike učinkovitosti

Kaj vse razumemo pod temi kategorijami?

• Vsebinsko delo: skoraj vso programsko delo, večina projektnega, spremljanje zakonodaje in zagovorništvo, odgovarjanje na vprašanja javnosti in novinarjev ter drugo komuniciranje, sodelovanje v mrežah
• Administracija: splošne formalnosti in poročanja, splošno vodenje in načrtovanje, birokracija ukvarjanja s prostovoljci in praktikanti, usposabljanja, računovodstvo
• Finance: pisanje projektnih prijav, spremljanje razpisov in naročil, donacije in sponzorstva, priprava ponudb in manjši del izvajanja zunanjih storitev

Pri tem je treba upoštevati več dejstev nam v prid:

• Charity Navigator ocenjuje celotne stroške, ne le stroške dela. V našem primeru bi to le izboljšalo rezultate, saj jih večina pade na vsebinsko delo.
• Še posebej bi se izboljšal rezultat pri kategorij financ, saj tam štejejo le stroške zbiranja donacij.
• Vsebinsko delo ni možno brez določene količine administrativnega in finančnega, tako da se ponavadi zraven upošteva še del teh dveh.

V prikaz je vključeno le delo zaposlenih, prostovoljske in praktikantske ure pa ne, saj bi popačile sliko, sploh v letih z več deset tisoč prostovoljci, kot je bilo lansko. A njihova pomoč je neprecenljiva, saj dela nikoli ne zmanjka, povpraševanja po našem angažmaju je vedno več, hkrati pa moramo priznati, da si včasih težko postavimo meje. Na primer, nadur smo opravili skoraj 740, kar na dolgi rok ni zdravo.

Glede na majhnost proračuna smo lahko zadovoljni z rezultati, seveda pa to ne pomeni, da lahko na učinkovitost pozabimo in nehamo spremljati čas. Pregled s celotnimi stroški lahko pričakujete v naslednjem letu, še letos pa bo na posebnem portalu objavljena sorodna analiza za 2018.

Piše: Jaka Kranjc